1428413427_574249_1428415343_noticia_normalSi a las empresas les funciona, ¿por qué a usted no? Se llama ‘DAFO’ y solo requiere de cuatro folios y un sueño

Seguro que habrá escuchado más de una vez decir que “hay que tener claros nuestros objetivos”. O que “es necesario tener un plan”, “hay que pasar a la acción”, etcétera. Desde luego, se trata de enunciados muy acertados que permiten poner nuestra vida en orden y avanzar hacia buen puerto de una forma organizada y estructurada. Sin embargo, también es cierta la frase que dice que “del dicho al hecho hay un gran trecho”. Todos esos enunciados suenan bien en la teoría, pero resultan complejos de llevar a la práctica. Y por muy buena voluntad que tenga, es probable que no sepa por dónde empezar, o como mínimo, le resultará complejo iniciar el camino. Ahora imagine que ha decidido fijarse unos objetivos y metas y que ha elaborado un plan de acción. ¿Cómo saber si es acertado? Como decía Voltaire: “Buscamos la felicidad, pero sin saber dónde, como los borrachos buscan su casa, sabiendo que tienen una”.
La solución se encuentra en la planificación estratégica. Como dice el motivador Brian Tracy, “nuestra habilidad para fijarnos metas es la llave maestra para alcanzar el éxito”. En efecto, es posible elaborar un plan para alcanzar éxitos por el camino correcto. Pero, ¿cómo lograrlo? La solución consiste en aplicar la planificación estratégica en la vida. Esta herramienta le permitirá analizar su situación actual, tanto a nivel externo (la realidad que le rodea) como interno (lo que puede hacer al respecto), y de ahí, llegar a un plan de actuación basado en decisiones estratégicas. Implica un esfuerzo —que no un sacrificio— pero merece la pena…

Construya su ‘DAFO’

La planificación estratégica es un campo que está lejos de ser novedoso, pero nunca ha dejado de demostrar su utilidad. Se fundamentó en conocimientos aplicados al arte militar, y más tarde fue llevada al mundo de la empresa. El conocido y milenario libro El arte de la guerra de Sun Tzu (escrito en el año 500 a. C.) tuvo una gran influencia en este campo. Allí se puede leer: “No hay nada más difícil y más necesario que saber aprovechar lo que tienes cerca y lo que tienes lejos”. Existe una conocida herramienta de planificación estratégica muy conocida y poderosa llamada DAFO. Fue creada a principios de la década de los setenta y se sigue utilizando extensamente en el ámbito de la empresa. Y lo más interesante es que también se puede aplicar —de una forma simplificada— a los proyectos personales, en la vida. Tal y como explica la Xunta de Galicia en sus cuadernos prácticos de gestión empresarial, un DAFO está formado por las cuatro variables que indican sus iniciales, a saber: debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades. Como explica el experto en administración y dirección de empresas Marcos Urarte, no podemos cambiar la dirección del viento, pero sí es posible ajustar las velas. Y esto se puede apreciar en un DAFO, puesto que existen dos tipos de elementos: externos e internos. Los elementos externos representan a ese viento que no podemos controlar, y son las amenazas (la parte negativa) y las oportunidades (parte positiva). Vienen como vienen y no están bajo nuestro control.

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Encarar nuestras limitaciones como retos personales terminará, poco a poco y sin agobios, convirtiéndolas en fortalezas

Por otro lado, los elementos internos —a la empresa o, en nuestro caso, al ser humano— serían las fortalezas (parte positiva) y las debilidades (aspecto negativo), que sí podemos llegar a controlar o, como mínimo, transformar si nos lo proponemos. Como nos enseñó Stephen R. Covey, en la vida se cumple la ley del 10/90, que viene a decir: “La vida es un 10% lo que nos pasa y un 90% lo que hacemos al respecto”. En ese 10% tienen cabida las oportunidades y las amenazas, que vienen como vienen. Sin embargo, lo más determinante con respecto a los resultados se encuentra en el otro 90%, donde tienen cabida nuestras fortalezas y debilidades, que sí podemos llegar a transformar. Por ello, un DAFO le ayudará a tomar mejores decisiones y plantearse metas correctas. Veamos en las siguientes secciones cómo analizar estas variables, en el caso particular de nuestros proyectos cotidianos de vida.

Fortalezas y debilidades

Actualícelo

El plan estratégico es algo vivo. No es una de esas tareas que se realiza una única vez. Es necesario refrescarlo, y la razón es simple: las circunstancias externas cambian, y nosotros también cambiamos interiormente (para bien o para mal). En unos meses es perfectamente posible que hayamos convertido una antigua debilidad en una nueva fortaleza, o viceversa. Por ello, es muy recomendable que realice el ejercicio del DAFO periódicamente —un intervalo razonable para un DAFO personal es una o dos veces al año—, actualizando como resultado su plan de acción.
Steve Jobs hacía siempre un análisis de los pros y los contras antes de lanzar un nuevo producto. Esto incluía analizar los puntos fuertes y débiles del producto en cuestión. Y esta es la mejor forma de comenzar a crear un DAFO. Tome dos hojas de papel y en una de ellas escriba su lista de puntos débiles. Cuestiónese qué aspectos de sí mismo sabe que podría desarrollar todavía más y que podrían ayudarle a llegar más rápido hacia sus éxitos. Esa es la “D” del DAFO. Por ejemplo, una debilidad podría ser: “No hablo inglés”. Por otro lado, en otra hoja, escriba una lista de sus fortalezas. Esas cosas que hace muy bien y usted lo sabe. Son aspectos que merece la pena explotar al máximo, ya que le podrán ayudar a alcanzar el éxito más rápido que nadie. Esa es la “F” del DAFO. Un ejemplo de fortaleza podría ser: “Tengo una reconocida trayectoria en la gestión de proyectos de investigación farmacéutica”.

Oportunidades y amenazas

Tome una tercera hoja de papel, y elabore una lista de oportunidades que se abren ante usted para convertir sus proyectos en realidad de forma más rápida, o para llevar a cabo nuevos y más ambiciosos proyectos. Esta hoja corresponde a la “O” del DAFO. Un ejemplo de oportunidad podría ser: “Se ha abierto una convocatoria internacional de proyectos de investigación farmacéutica en Europa”. Recuerde que las más grandes oportunidades a veces se encuentran camufladas en forma de problemas. Finalmente, en una cuarta hoja, anote en una lista las circunstancias que, en su opinión, ponen en peligro la realización de sus metas y objetivos. Se trata de las amenazas, que constituyen la “A” del DAFO. Un ejemplo podría ser: “La crisis económica está afectando muy negativamente a mi campo de trabajo”. Todos estos pasos precisan que les dedique un tiempo, ¡pero no se asuste! No es necesario encerrarse durante horas y emplear toda su energía mental hasta salir con ideas, técnica de brainstorming que, como critica el doctor Edward De Bono, experto en creatividad, no siempre ofrece resultados óptimos. Siguiendo los consejos del doctor De Bono, se obtienen mejores frutos si dedica un tiempo limitado y después desconecta, dejando tiempo a su subconsciente para que vaya generando ideas. Antes o después aparecerán en su mente, y ese es el mejor momento para anotarlas. Por ello, ¡no olvide llevar con usted sus cuatro hojas DAFO! En resumen, en unos días —o quizás unas semanas— de pequeños esfuerzos de duración limitada, conseguirá mucho más y con menos esfuerzo que en una sesión de “estrujamiento de sesos” de ocho horas, actividad que, por otra parte, no resulta demasiado apetecible. En conclusión, no tenga reparos en tomarse su tiempo. Cuando haya recogido suficiente información en sus cuatro hojas del DAFO, es hora de analizar los resultados y obtener una información todavía más útil.

Análisis de su ‘DAFO’

El DAFO es una herramienta que permite extraer conclusiones muy valiosas. Tan pronto haya recogido suficientes elementos en las cuatro hojas antes mencionadas, se trata de ir combinándolas en dúos (tomando los pares de hojas correspondientes) y encontrar una lista que Vicente Nadal, experto en mercadotecnia y estrategia, explica en su blog. Por ejemplo: Fortalezas + Oportunidades. Dan lugar a las potencialidades. Cuando una oportunidad se abre ante nosotros y la aprovechamos con nuestros puntos fuertes, podemos avanzar desplegando nuestro potencial. Usando los ejemplos anteriores, una posible potencialidad sería: “Aprovechar la convocatoria europea de proyectos de investigación farmacéutica para enviar una propuesta mostrando mi extensa experiencia en ese campo”.
Otro dúo: Debilidades + Amenazas. Permiten identificar nuestras limitaciones. Tal como explica la revista Emprendedores, en estos casos nos enfrentamos a amenazas externas sin las fuerzas internas necesarias para luchar contra ellas. Por ejemplo, una limitación sería: “No hablar inglés reduce considerablemente mis posibilidades de participar en proyectos europeos”. Fortalezas + Amenazas. Esta combinación ayuda a determinar los riesgos, que amenazan con bloquear nuestros puntos más fuertes, y podrían frenar nuestra capacidad de avance. Un ejemplo: “La crisis podría bloquear mi avance profesional este año”.
Analizar cómo las amenazas afectan a nuestras fortalezas puede ayudarnos a encontrar nuevas oportunidades. Debilidades + Oportunidades. Esta mezcla conforma nuestros retos o desafíos. Las oportunidades —si sabemos aprovecharlas, y de eso se trata— pueden permitir que nuestros puntos débiles de hoy se transformen en fortalezas mañana. Un reto derivado de los ejemplos anteriores podría ser: “Aprender inglés para presentarme a la convocatoria internacional de proyectos”. Vaya tomando las hojas antes mencionadas de dos en dos, y combinando sus elementos lo mejor que pueda, elabore su lista de potencialidades, riesgos, retos y limitaciones.

Pase a la acción

Vicente Nadal recomienda planificar cuatro tipos de estrategias:

Ofensivas: Se trata de explotar su potencial, aprovechando las oportunidades. Por ejemplo: “Presentar una propuesta a la convocatoria europea de proyectos”.
Defensivas. Consisten en anticiparse a los riesgos, anticipándolos y tomar las oportunas acciones preventivas. Por ejemplo: “Comenzar con el proyecto X como plan B”.
De reorientación. Acepte los desafíos para que nuestras debilidades de hoy se conviertan en fortalezas mañana. Por ejemplo: “Apuntarme a un curso de inglés de negocios”.
De supervivencia. Supere las limitaciones. Acepte la situación, sin resignarse, y ponga soluciones en marcha. Un ejemplo: “Poner en práctica mi inglés para crear una red de contactos en Europa”. No olvide lo que dijo Alfred North Whitehead: “Los mayores progresos de la civilización se experimentan inicialmente como sus peores amenazas”.
Tras todo este recorrido, haga caso a David Starr Jordan: “La sabiduría consiste en saber cuál es el siguiente paso; la virtud, en llevarlo a cabo”. La planificación estratégica es una sabia elección, pero de nada sirve el esfuerzo realizado si luego no se lleva a la acción.

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